Dispersip Banda Aceh Lanjutkan Pembinaan Arsip Tapem

Banda Aceh - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Banda Aceh didampingi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Aceh kembali melanjutkan pembinaan bagi pengelola arsip Bagian Tata Pemerintahan (Tapem) Sekretariat Daerah Kota Banda Aceh, Senin (26/10/2020).

Pembinaan ini dilakukan untuk melihat sejauh mana sudah dilakukan pengisian dan penataan berkas dari pihak Tapem.

Arsiparis Madya Dispersip Aceh Sri Kartini, S. E mengatakan bahwa pihaknya hanya mendampingi Dispersip Banda Aceh.

"Karena di Dispersip Banda Aceh belum ada SDM arsiparisnya jadi mereka minta pihak provinsi sebagai pendampingnya," kata Sri.

Sri menjelaskan bahwa tahap awal pendampingan yaitu melakukan sosialisasi penataan arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif kepada Tapem.

"Pada pertemuan kedua langsung melakukan praktek daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif. Pertemuan ketiga mengisi daftar arsip, yang mengisinya petugas arsip di Tapem sendiri," jelasnya.

Hasil pendampingan ini bertujuan untuk tertatanya arsip di bagian Tapem sesuai dengan anjuran dan kaidah kearsipan yang sudah berlaku.

"Ini merupakan kegiatan perdana yang dilakukan untuk bagian Tapem dan kita harap dapat berlanjut ke semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang lainnya," ungkap Sri.

Pada kesempatan yang sama Novridar, S. E Kasi pembinaan dan Pengawasan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Banda Aceh mengatakan bahwa pembinaan dilakukan melalui diskusi bersama dan praktek secara langsung tentang tata kelola arsip dinamis, aktif dan inaktif serta tata cara pemberkasan arsip.

"Kita juga memberi petunjuk bagi para pengelola arsip di Tapem tentang pemilahan arsip sesuai dengan kode klasifikasinya," ungkap Novri.

Novri melanjutkan bahwa tata cara mengagenda selama ini yang semua anggap sudah benar ternyata belum benar, seperti surat masuk, keluar dan surat undangan yang nomor suratnya dipisah, ternyata harus tercatat dalam satu buku agenda surat dan sesuai urutannya.

"Sebelumnya kita tidak tahu kesalahan kita dimana, dengan adanya pembinaan ini kita menjadi lebih paham dan dapat mempraktekkannya sesuai ketentuan. Kedepan Dispersip Banda Aceh akan terus melakukan pembinaan kearsipan secara bertahap terhadap OPD di lingkungan Pemerintah Kota Banda Aceh," tutupnya.(Hus/Hz)